Dispense d’adhésion à la complémentaire santé : quelles règles respecter ?
Qu'est-ce qu'une dispense d'adhésion à la complémentaire santé ?
Depuis le 1er janvier 2016, toutes les entreprises ont l’obligation de proposer à l’ensemble de leurs salariés une complémentaire santé obligatoire, en plus de leur affiliation à la Sécurité sociale. L’engagement financier est au minimum à hauteur de 50 % de la cotisation pour l’employeur, le reste est à la charge du salarié. L’adhésion à cette complémentaire santé est obligatoire. Dans certains cas, les salariés sont en droit de refuser la souscription à cette complémentaire santé. Ils doivent donc demander une dispense d’adhésion.
Une dispense d’adhésion est la possibilité laissée à certains salariés, en principe couverts par le régime collectif obligatoire mis en place par l’entreprise, de ne pas y adhérer. Les dispenses constituent une exception encadrée au caractère obligatoire du régime collectif, qui doivent remplir un formalisme strict.
3 points importants pour être en conformité
La dispense d'adhésion à la complémentaire santé est toujours à l’initiative du salarié
Pour être dispensé de complémentaire santé, le salarié doit formuler sa demande obligatoirement par écrit et vous remettre tous les justificatifs nécessaires.
Les moments pour refuser l’adhésion
En cas de dispense de droit, trois moments sont prévus pour refuser l’adhésion à la complémentaire santé :
- au moment de l’embauche ;
- ou, si elles sont postérieures, à la date de mise en place des garanties ;
- ou à la date à laquelle prennent effet certaines couvertures (couverture santé solidaire ou comme ayant droit par exemple).
Conservez et mettez à jour les justificatifs
En cas de contrôle Urssaf, vous devez être en mesure de fournir les justificatifs de dispense d'adhésion à la complémentaire santé à jour pour chacun des salariés concernés. Il est donc indispensable de suivre rigoureusement tous les collaborateurs dispensés d’adhésion à la complémentaire santé collective et leur demander régulièrement la mise à jour de leur situation.
Quelles démarches pour mettre en œuvre une dispense d’adhésion à la complémentaire santé obligatoire ?
C’est le salarié concerné par la dispense qui doit adresser par écrit sa demande d’exonération de l’obligation de s’affilier à la mutuelle d’entreprise.
S’il est bénéficiaire d'une complémentaire santé par ailleurs, il devra remettre à son employeur les justificatifs nécessaires : attestation de mutuelle obligatoire du conjoint dans le cas où il serait couvert comme ayant droit, ou attestation d’affiliation à un contrat santé individuel…
Quelles obligations pour l’employeur en cas de contrôle Urssaf des dispenses d’adhésion à la complémentaire santé obligatoire ?
En cas de contrôle Urssaf, l’employeur doit fournir des justificatifs de dispense à jour pour chacun des salariés concernés. Il est donc impératif de suivre rigoureusement les collaborateurs dispensés d’adhésion à la mutuelle collective et d’exiger un justificatif de leur situation chaque année.
Les 2 types de dispense d’adhésion à la complémentaire santé
Il existe 2 catégories de dispenses : les dispenses de droit et les dispenses simples.
En tant qu’employeur, vous êtes libre de choisir les différents cas des dispenses de droit mais elles doivent expressément être prévues dans l’acte de mise en place du régime. Pour qu’elles soient applicables, les dispenses simples doivent systématiquement figurer dans l’acte de droit du travail, que ce soit une déclaration unilatérale de l’employeur (DUE), un accord collectif ou un accord référendaire.
Les dispenses de droit s’appliquent même si elles ne sont pas stipulées dans l’acte de mise en place du régime.
Dans les deux cas, c’est au salarié de formuler par écrit sa demande de dispense d’adhésion. Nous vous recommandons de préparer des modèles de rédaction de dispense.
En fonction de leur situation et du cas de dispense qu’ils invoquent, les salariés doivent produire différents justificatifs, et les renouveler à intervalle régulier ou en cas de changement de situation. Vous devrez les produire en cas de contrôle Urssaf.
Le cas particulier du versement santé
Les salariés en contrats courts ou à temps très partiel et bénéficiant d’une couverture « responsable » non aidée peuvent être exclus du régime de l’entreprise. En contrepartie, ils bénéficient d’une aide individuelle appelée « versement santé ». Versée tous les mois par leur employeur, cette aide financière doit leur permettre de s’affilier individuellement à un contrat frais de santé complémentaire sur la période considérée.
Les salariés qui prétendent au versement santé doivent remplir 2 conditions et 2 cas sont possibles, en fonction de la durée de leur CDD ou de leur durée hebdomadaire de travail.
Le versement santé est versé tous les mois au salarié. Il faut donc recalculer chaque mois le montant auquel il a droit, en fonction de son temps de travail (sauf pour les salariés à temps plein).
Quelles sont les sanctions encourues en cas de non-respect des règles de dispense d’adhésion ?
Selon le code de la Sécurité sociale, lorsque le motif du redressement repose sur l’absence de production d’une demande de dispense, le traitement social et fiscal de faveur ne sera remis en cause que pour les salariés concernés.
En cas de redressement, la notion de proportionnalité s’applique. Le montant du redressement pourra être réduit en cas d’erreur de l’employeur « de bonne foi », dans la mise en œuvre des exigences du caractère collectif et obligatoire.
Le calcul du redressement se fonde sur le montant global des cotisations dues et il est limité. Il est plafonné à 1,5 fois les sommes faisant défaut si vous ne pouvez pas produire les justificatifs d’une demande de dispense. Le redressement s'élève à 3 fois ces sommes dans les autres cas, dès lors que le manquement ne découle pas d’une « méconnaissance d’une particulière gravité » des règles liées au caractère obligatoire et collectif du régime. Dans le cas contraire, la totalité des charges seraient dues sur la base de l’ensemble des contributions de l’employeur au financement du régime.
Si votre entreprise a déjà fait l’objet d’une remarque ou observation de l'Urssaf lors d’un précédent contrôle sur le motif de l’absence de production d’une demande de dispense d’adhésion, le code de la Sécurité sociale permet à l’inspecteur de remettre en cause le traitement social et fiscal de faveur pour l’ensemble de vos salariés.
Grâce à l’audit de votre régime de protection sociale, vous bénéficiez d’un regard expert et objectif sur vos contrats.
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