6 étapes pour souscrire et mettre en place un contrat collectif en santé ou prévoyance
1ère étape : appliquer les obligations réglementaires en matière de couvertures santé et prévoyance collectives
Depuis le 1er janvier 2016, toutes les entreprises doivent proposer à leurs salariés une complémentaire santé collective. La mise en place d’une couverture prévoyance collective, elle, n’est obligatoire que pour les salariés cadres, selon un principe issu de la convention nationale des cadres de 1947. Certaines conventions collectives nationales (CCN) ou des accords de branche imposent aussi aux employeurs d'assurer l’ensemble de leurs salariés. Il faut donc bien vérifier vos obligations légales dès le début de votre démarche.
2e étape : élaborer le cahier des charges pour les régimes collectifs santé et prévoyance
Pour bien comprendre les besoins de l’entreprise, le courtier doit analyser les contrats collectifs éventuellement en place. Pour le régime frais de santé collectif, seront étudiés notamment les niveaux de reste à charge et les taux de couverture en fonction de chaque famille de dépenses (optique, dentaire, audio...). En prévoyance, c’est la démographie et la pyramide des âges de la population couverte ou à couvrir qui doit être détaillée.
« Nous analysons également le ratio de sinistralité. Ce chiffre, qui exprime le rapport entre les prestations versées et les primes encaissées, est particulièrement scruté par les assureurs », explique Ludovic Naessens, directeur territorial Nord – Assurances de personnes chez Verspieren.
Une fois réunis, ces éléments permettent de bâtir le cahier des charges, qui résume les attentes de l’entreprise. C’est un document essentiel puisqu’il va servir de base de travail pour choisir la complémentaire Santé ou le contrat collectif Prévoyance correspondant le mieux aux besoins des salariés. L’enjeu est de taille pour les entreprises : les complémentaires santé et prévoyance deviennent un atout d’attractivité de plus en plus important en phase de recrutement.
Lisez à ce sujet notre article « Faire de la protection sociale un plus pour votre marque employeur »
Lorsque nous mettons en place un contrat pour une entreprise en création, nous étudions le benchmark de nos clients en portefeuille, de manière totalement anonymisée, pour analyser les couvertures souscrites et placer le curseur au bon niveau.
3e étape : analyser la démographie de l’entreprise pour souscrire des contrats collectifs santé et prévoyance adaptés
Pour que les assureurs consultés puissent proposer des réponses adaptées, il est indispensable de détailler les différentes populations présentes au sein de l’entreprise, à plus forte raison quand l’entreprise est importante.
« Un groupe qui emploie 1 000 salariés ne rassemble pas les mêmes profils de salariés qu’une start-up de 12 collaborateurs. Il est donc important de choisir la bonne typologie de cotisation en fonction de la démographie», précise Ludovic Naessens.
4e étape : comparer les propositions de couverture santé et prévoyance collective
Une fois reçues les propositions des assureurs, commence la phase de comparaison des niveaux de couverture santé et prévoyance et les tarifs associés.
« Nous aidons notre client à sélectionner l'offre la plus adaptée à sa situation. Nous cherchons le meilleur compromis entre les besoins des collaborateurs et selon son compte de résultat », ajoute Ludovic Naessens.
5e étape : formaliser le choix du contrat de couverture santé et prévoyance collectif
Quand l’entreprise a validé le choix du prestataire, elle doit respecter une procédure précise pour la mise en place du nouveau contrat. Cela peut se faire par décision unilatérale de l’employeur (DUE), par accord collectif ou par accord référendaire. En cas de contrôle de l’Urssaf, l’entreprise doit être en mesure de fournir la preuve que tous ses salariés ont bien reçu l’information du changement, ou de la souscription à la complémentaire santé d’entreprise. L’intervention d’un expert permet aux entreprises d’être sûres que le formalisme sera respecté et que leurs contrats respecteront l’ensemble des obligations légales. En un mot qu’ils seront conformes.
6e étape : informer les salariés du/des nouveau(x) contrat(s)
La communication interne ne doit pas être négligée. La protection sociale est un sujet majeur pour les salariés et il est indispensable de leur présenter les contrats et de valoriser les garanties qui ont été choisies pour eux. Bien comprise, la protection sociale est un outil de fidélisation des salariés et de valorisation de l’entreprise.
Par ailleurs, la phase d’adhésion des salariés au contrat de frais de santé est une étape sensible, qui se déroulera d’autant mieux que les salariés ont été informés en amont.
Chez Verspieren, nous avons décidé d’aider les DRH sur cet aspect. Nous prenons en charge la réalisation de livrets de présentation des contrats de complémentaire santé et prévoyance, qui détaillent toutes les garanties et apportent aux salariés toutes les informations dont ils ont besoin. De plus, nous pouvons également intervenir dans l’entreprise, à la rencontre des salariés, pour leur expliquer le fonctionnement de leur complémentaire santé ou prévoyance. C’est un moment très apprécié.
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